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Notre processus de sélection

Comment établir et maintenir une prestation de services cohérente à l’échelle mondiale ?

Compte tenu de notre clientèle et de son importance, aucune erreur n’est tolérée dans notre secteur. C’est pourquoi nous prenons très au sérieux le choix de nos fournisseurs.

Standardisation

du service dans toutes nos destinations.

Surveillance

de la performance du service dans toutes nos destinations.

des partenaires

de la qualité de service dans toutes nos destinations.

Limos4 a développé et mis en œuvre un protocole d’assurance qualité unique pour établir et entretenir son réseau de fournisseurs à l’échelle mondiale.
Ce protocole d’assurance qualité est une procédure opérationnelle standard qui décrit les étapes suivies pour localiser, sélectionner, contrôler et évaluer nos fournisseurs à travers le monde.

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Le protocole de vérification des fournisseurs

Notre équipe spécialisée dans les relations avec les fournisseurs, dirigée par un gestionnaire d’affiliation, détermine un fournisseur local dans une région spécifique en utilisant des règles approuvées par le protocole de vérification des fournisseurs.

Le protocole de vérification des fournisseurs est un ensemble standard de règles qui s’appliquent à la recherche, à l’entrée et à l’évaluation de nos fournisseurs.

Les règles précisent la méthode, les critères et les outils qui seront utilisés pour collecter les données des fournisseurs de Limos4.

Notre protocole de vérification des fournisseurs

est composé de 5 phases :

IPhase d’approbation
IIPhase d’intégration
IIIPhase d’audit
IVPhase d’évaluation
VPhase d’extension

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La phase de vérification

La phase de vérification consiste en de nombreuses vérifications préalables visant à obtenir des informations et des documents véridiques et valides de la part du fournisseur potentiel.

I

Recherche d’un nouveau fournisseur

II

Contactez le fournisseur potentiel avec un “Questionnaire Nouveau Fournisseur”

III

Surveillez la réactivité

IV

Vérifier la solvabilité du fournisseur

V

Demandez les documents juridiques et les informations commerciales nécessaires, tels que :

  • Certificat d'enregistrement d'entreprise
  • Documents d'assurance responsabilité civile générale
  • Certificat de solvabilité
  • Documents d'assurance automobile
  • Liste de flotte et description du véhicule
  • Conditions de service du fournisseur
  • Modalités de paiement
  • Liste des conducteurs et de leurs casiers judiciaires et de conduite
  • Certificats de niveau de compétence en anglais des conducteurs

Cette phase ne se termine que si le fournisseur potentiel répond aux exigences que nous avons définies et se qualifie pour la prochaine phase d’intégration.

2.2

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La phase d'intégration

La phase d’intégration consiste en des actions précises
mises en œuvre pour imposer et intégrer les normes les plus strictes
de notre secteur aux activités des fournisseurs potentiels.

La synchronisation et l’unification des normes de service sont obtenues par des négociations intensives avec le fournisseur potentiel et, éventuellement, par la signature d’un accord entre les deux parties.

Les points clés du processus de négociation sont l’établissement

des objectifs communs et de s’assurer que les termes et les activités

des processus d’affaires sont conformes entre Limos4 et les fournisseurs.

Les points de négociation d’intégration :

  • Conditions d'utilisation
  • Politique d'annulation
  • Prix
  • Modalités de paiement
  • Code de conduite du fournisseur
  • Capacité
  • Souplesse

Si le processus de vérification est terminé avec succès et qu’un niveau élevé de mise en œuvre du service est bien négocié et confirmé par un responsable affilié, un accord de fourniture de services de transport terrestre est signé par les représentants autorisés des deux parties.

C’est ainsi que la relation entre Limos4 et le fournisseur est légalement formalisée et officialisé.

2.3

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Phase de vérification

La phase d’audit est une période d’essai au cours de laquelle nous effectuons plusieurs contrôles de performance sur site.

Cela implique que les phases initiales de sélection et d’intégration
ont déjà été réalisées avec succès.

Ce processus a lieu sur site, au moins une fois par an, conformément au plan d’audit annuel établi par un responsable d’affiliation.

La personne responsable de l’audit sur site est le responsable de l’assurance qualité (QAO), mais il peut s’agir d’un responsable des filiales ou d’un autre responsable de notre entreprise (PDG, DG ou coordinateur d’événements).

QAO réserve le service de manière anonyme, en effectuant un “tour fantôme”, dont le fournisseur n’est pas au courant, et exerce un contrôle approfondi sur les éléments suivants :

  • Service d'accueil lors de la rencontre avec le chauffeur à l'aéroport
  • Si le tableau de noms est conforme au contenu fourni par Limos4
  • Code vestimentaire du chauffeur
  • Aspect extérieur et intérieur et propreté du véhicule
  • Si le chauffeur est poli et serviable
  • Si le conducteur connaît l'itinéraire
  • Style de conduite du conducteur
  • Si le conducteur respecte strictement le code de la route

Ensuite, dans les locaux du fournisseur, notre responsable de l’assurance qualité :

I

Vérifie la flotte du fournisseur en vérifiant l’année de production des véhicules, le kilométrage, les modèles, la capacité de la flotte, les caractéristiques de sécurité de tous les véhicules.

II

Parle aux chauffeurs à temps plein et à temps partiel afin de vérifier leurs compétences linguistiques, leur code vestimentaire, leurs connaissances locales, leurs normes de toilettage et leur comportement général.

III

Interviewe le sous-traitant potentiel du fournisseur, les chauffeurs du sous-traitant et examine les véhicules du sous-traitant.

Une fois le processus d’audit terminé, le QAO remplit la Fiche d’évaluation de la qualité , évaluant le fournisseur pour chaque catégorie pertinente.

Les catégories sont notées séparément, de 1 à 5, puis multipliées par le facteur de pondération qui détermine l’importance de chaque catégorie individuelle, car elles ne sont pas toutes également pertinentes.

Tous ces taux forment la note finale qui présente un ensemble d’informations solides et précises permettant à la direction de Limos4 de prendre la décision finale quant à un déploiement ultérieur ou non.

En tant que période d’essai, la phase de vérification n’est que le début de la prochaine phase d’évaluation indéfinie.

2.4

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Nous choisissons nos fournisseurs à travers un processus d'évaluation basé sur un algorithme qui calcule plus de 30 facteurs clés

Plus de 30 paramètres sont triés dans 10 catégories différentes

Véhicules

Chauffeurs

Réactivité

Conformité

Souplesse

Documents

Volume

Incidents

Cohérence

Prix

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L'évaluation
phase

La phase d’évaluation dure indéfiniment et mesure

la réactivité, la conformité, la flexibilité du fournisseur,

le nombre et la nature des plaintes

et performances des chauffeurs par des audits de contrôle qualité récurrents.

Phase d’évaluation

Limos4 est responsable de suivre tout changement positif ou négatif dans l’une des catégories et de réagir en conséquence.

En cas d’incident, de baisse de qualité de service ou de tout autre défaut de coopération (réactivité, conformité, etc.), notre Gestionnaire d’affiliation organise des réunions avec le fournisseur et tente de résoudre les problèmes.

En cas de changements positifs dans la coopération (commentaires positifs des clients, amélioration des conditions ou des prix, etc.), le Gestionnaire d’affiliation encourage le fournisseur à poursuivre son bon travail et vérifie s’il existe d’autres possibilités d’amélioration de la coopération.

C’est dans cette manière que nous veillons à ce que la meilleure qualité de service soit constamment fournie et exécutée sans aucune diminution de la qualité.

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La prolongation
phase

Il est destiné à améliorer la qualité de service déjà établie,

et d’apporter plus de valeur à tous les aspects commerciaux

par une approche technologique qui est orientée vers les clients,

les tendances et les nouveautés.

Phase de prolongation

Cette phase comprend toutes les actions destinées à améliorer la qualité de service déjà établie et à apporter plus de valeur à l’entreprise, grâce à nos innovations technologiques, à la mise en œuvre d’une approche orientée vers le client et à des conseils sur les nouvelles tendances et défis de notre industrie.

Conformément à la législation locale et à notre programme d’assurance qualité, Limos4 exige que tous les chauffeurs passent des tests annuels de dépistage de drogue et d’alcool et qu’ils aient suivi une formation de chauffeur professionnel et des cours de conduite défensive avant d’être affectés à opérer au nom de Limos4.

Plus nos fournisseurs et chauffeurs sont instruits, plus ils seront susceptibles d’apporter plus de valeur à l’entreprise, en particulier à la lumière du développement technologique quotidien et des attentes élevées des clients.

En conséquence, tous les éléments de notre liste de contrôle de la qualité sont cochés, de sorte que l’expérience de voyage ultime avec Limos4 est sécurisée.

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